Van druk naar productief in 3 stappen

van druk naar productief in 3 stappen

Ken je dat, het gevoel druk te zijn maar niet echt productief? Ik had het net nog. Terwijl ik een mailtje aan het beantwoorden ben, belt een collega via Teams en tegelijkertijd gaat mijn mobiel over. En wat doe ik? Ik neem mijn mobiel op, stuur een chat naar die collega dat ik dadelijk terugbel en verzend ondertussen mijn e-mail. Na het telefoongesprek (uitwerken volgt later wel) bel ik direct mijn collega terug. Vanuit mijn ooghoek zie ik al een antwoord op mijn mail met een nieuwe vraag…

Is druk zijn ook productief zijn?

Superdrukke ochtend! Was ‘ie ook productief? Nope. Achteraf gezien heb ik vooral gereageerd op verzoekjes van anderen, zonder aan mijn eigen taken toe te komen. Ik heb wel gewerkt, maar er is niet veel uit mijn handen gekomen. Druk zijn is dus niet per definitie gelijk aan productief zijn. Vanmiddag ging het beter. Hoe dan? Ik gebruikte de volgende drie stappen.

Duidelijkheid, focus en ontspanning

Duidelijkheid, focus en ontspanning zijn dé benodigdheden voor productiviteit. Voel je je gestrest en ben je 1000 dingen tegelijk aan het doen zonder verder te komen? Stop! Doorloop de volgende drie stappen.

Stap 1: Duidelijkheid

Allereerst noteer je de belangrijkste taak van de dag. Het gaat hier om één to-do, één prioriteit, één opdracht die jij uitvoert. Het is iets dat je op een post-it kwijt kunt. Zo voorkom je dat er meerdere dingen op je lijstje komen te staan en deze ene taak toch blijft liggen tot morgen (niet geheel toevallig vaak de taak waar je het meest tegenop ziet).

Zijn er meerdere mogelijkheden? Kies er toch één uit. Vul aan: Als ik aan het einde van de dag deze taak heb afgerond, geeft me dat een heerlijk voldaan gevoel: … Noteer hetgeen dat als eerste bij je opkomt. Dat hoeft dus niet per se de allerleukste of gemakkelijkste taak te zijn. Door het beschrijven van jouw belangrijkste taak van de dag creëer je duidelijkheid voor jezelf.

Stap 2: Focus

Vervolgens creëer je focus door het elimineren van alle afleiding. Zo werk je ongestoord aan jouw belangrijkste taak van de dag.

Stop multitasken, daar gelooft niemand meer in. Zet je e-mailprogramma uit, je telefoon op stil, je Skype-/Teams-status op niet-storen en je agenda op bezet. Voor verzoekjes van anderen ben je even onbereikbaar. Jij werkt nu aan jouw eigen verzoek en werkt gefocust door totdat je jouw belangrijkste taak van de dag tevreden afrondt.

Stap 3: Ontspanning

Tenslotte zorg je voor ontspanning. Van ‘van hot naar her rennen’ – al is het dan allemaal achter je bureau – word je alleen maar extra chaotisch. Neem pauze. Trek hier 30 seconden tot 30 minuten voor uit. Wat op dat moment past voor jou.

Suggesties? Haal drie keer adem, zet een kop thee of beweeg en ga een klein blokje om.