van druk naar productief – in 3 stappen

Terwijl je een mailtje beantwoordt, belt een collega via Teams én tegelijkertijd gaat je mobiel over. Het is me net gebeurd. Wat deed ik? Ik nam mijn mobiel op, stuurde een chat naar mijn collega dat ik later zou terugbellen en verzond ondertussen mijn bericht. Vervolgens rondde ik mijn gesprek af – het uitwerken zou later wel volgen. Ik belde mijn collega terug. Ook had ik al een antwoord op mijn mail met een nieuwe vraag erin.

Is druk zijn ook productief zijn?

Superdrukke ochtend! Was ‘ie ook productief? Nope. Achteraf gezien heb ik vooral gereageerd op verzoekjes van anderen, zonder aan mijn eigen taken toe te komen. Ik heb wel gewerkt, maar ik ben niet tevreden. Druk zijn is dus niet per definitie gelijk aan productief zijn. Vanmiddag ging het beter. Hoe dan?

Duidelijkheid, focus en ontspanning

Duidelijkheid, focus en ontspanning zijn dé benodigdheden voor productiviteit. Voel je je gestrest en ben je 1000 dingen tegelijk aan het doen zonder verder te komen? Stop! Doorloop de volgende drie stappen.

Stap 1: Duidelijkheid

Allereerst noteer je de belangrijkste taak van de dag. Het gaat hier om één to-do, één prioriteit, één opdracht die jij uitvoert. Het is iets dat je op een post-it kwijt kunt. Zo voorkom je dat er meerdere dingen op je lijstje komen te staan en deze ene taak toch blijft liggen tot morgen.

Zijn er meerdere mogelijkheden? Kies er toch één uit. Hulplijn nodig? Beantwoord de volgende vraag: Welke ene taak ga jij vandaag afronden, opdat je tevreden kunt zijn over jouw eigen bijdrage? Noteer hetgeen dat als eerste bij je opkomt. Door het beschrijven van jouw belangrijkste taak van de dag creëer je duidelijkheid voor jezelf.

Stap 2: Focus

Vervolgens creëer je focus door het elimineren van alle afleiding. Zo werk je ongestoord aan jouw belangrijkste taak van de dag.

Stop multitasken, daar gelooft niemand meer in. Zet je e-mailprogramma uit, je telefoon op stil, je Skype-/Teams-status op niet-storen en je agenda op bezet. Voor verzoekjes van anderen ben je even onbereikbaar. Jij gaat nu op jouw eigen verzoek en werkt gefocust door totdat je jouw belangrijkste taak van de dag tevreden afrondt.

Stap 3: Ontspanning

Tenslotte zorg je voor ontspanning. Van ‘van hot naar her rennen’ – al is het dan allemaal achter je bureau – word je alleen maar extra chaotisch. Neem pauze. Trek hier 30 seconden tot 30 minuten voor uit. Wat op dat moment past voor jou.

Suggesties? Haal drie keer adem, zet een kop thee of beweeg en ga een klein blokje om.

Van druk naar productief in 3 stappen

  1. Noteer duidelijk jouw belangrijkste taak van de dag
  2. Focus en reken af met afleiding
  3. Ontspan, neem even pauze

You got this!

Lees hier meer artikelen: